Eine Akte nimmt den kompletten Schriftwechsel zwischen dem Patentamt und der Kanzlei bzw. der Kanzlei und dem Mandanten auf. Hierbei werden die einzelnen Schriftstücke chronologisch geordnet, sodass sehr schnell ein Überblick über den aktuellen Status des jeweiligen Schutzrechts möglich ist.
Farbe des Aktendeckels: Es ist üblich, dass für jede Schutzrechtsart eine bestimmte Farbe der Akte gewählt wird. Beispielsweise können Patentakten grün sein, Markenarten rot, etc. Auf diese Weise kann sofort anhand der Aktenfarbe die Schutzrechtsart erkannt werden.
Aktenzeichen: Ein Aktenzeichen kann aus 4 Elementen bestehen.
Fortlaufende Nummer: Das Aktenzeichen enthält eine fortlaufende Nummer, die die Akten unterscheidbar machen.
Jahreszahl: Das Aktenzeichen weist ein Kürzel für das Jahr auf, beispielsweise 19 für das Jahr 2019.
Schutzrechtsart: Das Aktenzeichen enthält ein Kürzel für die Schutzrechtsart, beispielsweise "P" für Patent, "M" für Marke, "G" für Gebrauchsmuster und "D" für Designrecht. Sortenschutz und Topographien spielen in der Praxis keine Rolle und es muss daher für diese Schutzrechtsarten in der Regel keine Kürzel bestimmt werden.
Länderkürzel: Es ist ein Länderkürzel aufzunehmen, um erkennen zu können, in welchem Land das Schutzrecht seine Wirkung entfalten kann.
